《程序员职场工具库》高效工作的神器 —

这是《程序员职场工具库》系列文章，在阅读本文之前，建议先阅读 《程序员职场工具库》工具导论 。

如果让我推荐可以帮助我们高效工作的工具，我一定会首推思维导图。其次，就是今天我要介绍的工具 —— checklist。

认识 checklist

我想没有人会不认识 checklist。从字面意思来理解，checklist 就是检查清单，用来帮助我们做检查工作的。

直接举一些例子，你们就容易懂了。先看一些常见的：

购物清单
旅游打卡清单
发布 checklist
高效会议执行清单

可能有同学会吐槽：“就这？这就是高效工作的神器？骗点击的玩意儿”

如果我说下面这些也是 checklist，你们信吗？

各种工作 SOP
工作分解结构(WBS)
自测用例集
todolist

你们不妨想一想，这些 list 都是用来检查什么的？

如果你们想通了这一层，你们就会发现，在日常工作中，充斥着大量的 checklist。

插图1.png

高效工作的神器

总有人希望提升自己的工作效率，但都不得其法，那是因为他们不会用好 checklist。而不会用好 checklist 的最大原因，是没有意识到 checklist 为什么会提升我们的工作效率。

接下来，让我来给你们提提认知吧。

简单 & 易操作：首先，checklist 太简单了，就像它的定义一样简单。简单到你不需要去思考就能执行，简单到这个动作不需要非常牛逼的人都能操作。如果一个工具足够简单易用，它就能带来高效。
避免遗漏 & 出错：checklist 是用来检查我们的工作有没有遗漏的地方，有没有出错的地方，防止我们的工作出现一些粗心大意的问题。你想呀，只要出现问题，我们是不是就要花费时间去排查问题和解决问题？返工和解决突发问题，是降低我们工作效率的罪魁祸首。如果使用 checklist 可以减少我们的问题，那不是让我们的工作更加高效吗？
促进思考 & 明确目标：checklist 是由一系列有关联的任务组成的列表。把这些任务关联在一起的，就是这个 checklist 的目标。因此，我们在创建这个 checklist 的时候，目标是非常明确的。假如你们正在填写一个购物清单，你们会突然把一个旅游打卡的饭店填进去吗？这是不可能的。正是因为这个原因，我们在创建 checklist 的时候，我们是非常明确应该要填什么内容的。当我们的目标是明确的时候，做起事情来肯定是会很高效的。
有计划：checklist 清单内容就是我们实现目标的计划。因此，我们创建 checklist 的过程，本质上来说，就是在做一项计划。所以，如果你们能够用好 checklist，就代表你们在工作过程中会经常制定一个完善的计划，相比那些接到任务就盲目投入执行的同学来说，无疑会减少返工和出错的可能。
促进沟通 & 协作：有些 checklist 是可以协同的。比如你的同事和 leader 可以通过 WBS 明确知道你的工作内容；比如一份详细的新人入职 SOP 清单可以替代手把手老带新的工作，节省导师和 leader 大量的时间。
可持续改进：checklist 是可以持续改进，不断添加新的事项的。我举个栗子，假设某一次版本发布，出现了事故，那我们就要拉起一个复盘会，总结一下，为什么会发生事故？我们的 checklist 为什么没能帮助我们提前发现问题呀？那下一次我们可以做什么检查工作避免同样的问题再次发生？这样，我们就可以把新的检查工作项添加到发布 checklist 里面。通过这种持续改进的做法，让我们避免踩同样的坑，节省我们大量的时间。
给大脑减负：如果你们经常使用购物清单，就会非常理解这项功能了。每次要去商场购物或者要凑单的时候，你们是不是会抓瞎：“家里还缺什么要买的？” checklist 可以帮助我们存放一些容易遗忘的、不紧急的事情，这样就能让我们的大脑轻装上阵，工作起来自然就会更加高效啦。

插图2.png

如何掌握 checklist 工具？

checklist 就是一个简单的列表，我们随时随地都可以创建一个 checklist，比如在白纸上、便签贴上、Excel、todolist 系统等等。

因此，我不需要分享怎样去创建一个 checklist。

那么，你们觉得自己精通 checklist 工具吗？怎样才算精通？

看见过大量的 checklist 算精通吗？

使用过大量的 checklist 算精通吗？

创建过大量的 checklist 算精通吗？

都不是。

想要掌握 checklist 工具，务必要修炼两种能力。这两种能力跟 checklist 的分类有关：

一次性 checklist：有些 checklist 用完就丢。这种 checklist 占了绝大多数场景。比如购物清单、WBS 等。虽然这些 chechlist 的内容是一次性的，但是它们的结构是重复的。因此，你们需要修炼的是快速创建 checklist 的能力 —— 通过不断的实践总结，形成方法论，并使用 checklist 体现出来。在适当的时机，可以快速应用 checklist。
重复性 checklist：每次做某件类似的工作时，都会过一遍的 checklist，这种 checklist 我把它称为重复性 checklist。重复性 checklist 是团队管理中的神器，是所有管理者务必要用好的工具。你们需要修炼的是沉淀 checklist 的能力 —— 在合适的时机，不断优化和打磨这些 checklist，确保它们是被认同的、可以被简单并高效率执行的。

插图3.png

举一些栗子

接下来，让我举几个栗子让大家感受一下。

栗子1

看下这个案例，想想问题在哪？

Leader：“潜龙，xx 项目的 A 模块就交给你了，你评估一下什么时候能开发完？”

潜龙：“恩… 大概 3 天吧”

<2天后…>

Leader：“潜龙，今天是最后一天了，A 模块进度怎么样？今天能按时完成吗？”

潜龙：“80% 了，今天应该能完成！”

<1天后…>

Leader：“A 模块怎么还没开发完？”

潜龙：“我没想到要跟 B 模块对接 20 多个接口，太多了，1 天做不完…”

如果使用 WBS checklist 的话，会变成什么样？

Leader：“潜龙，xx 项目的 A 模块就交给你了，你先做一下工作拆解和工作量评估”

潜龙：“好的”

<几分钟后…>

潜龙：“工作评估做好了，麻烦看看”

Leader：“好的…你这个跟 B 模块对接开发只评了 1 天，我记得 A 模块跟 B 模块要对接 20 多个接口，1 天够吗？”

潜龙：“啊，要对接这么多接口吗？我再重新评估一下”

<几分钟后…>

潜龙：“我把所有接口都梳理过了，这是最新的工作评估，麻烦看看”

Leader：“嗯，我这边没问题了，就按照这个来做吧，每天下班前更新一下进度”

潜龙：“好的！”

可以明显感受到，checklist 可以促进沟通协作。合作的双方可以基于工作 checklist 来对齐工作细节，保证双方的认知是一致的，不会因为认知偏差而出现问题。而在工作 checklist 确定之后，大家就可以按照这个 checklist 来跟踪工作的进展，如果工作没有出问题，这个进度对齐将会非常快，就几句话的事情。

栗子2

大家猜猜下面这个是什么 checklist？

有需要提供图标的多倍图吗？

是否有按钮没有提供三态设计稿？

有需要设计切图的吗？

有需要提供页面异常的设计稿吗？

有需要提供空数据的设计稿吗？

…

可能前端同学很容易猜到，这是设计稿 checklist。每当前端开发收到设计师提供的设计稿时，先按照这个 checklist 检查一遍设计稿，看看设计稿是不是完整的，还有哪些遗漏的地方，需要及时找设计师补充的。

这个设计稿 checklist 应该添加到前端团队的研发流程中，所有需求的设计稿都要求经过这个 checklist 的审查，这样，就能保证在前端同学开始开发之前，设计稿是完整的，不会出现一些经常碰到的设计稿遗漏的问题。

这个栗子是典型的重复性 checklist，你们可以把经常出现的问题沉淀到 checklist 中，提前规避之前踩过的坑，比如新增一项：“有哪些线是 1px 的？”

在你们的研发流程中，可以设置各种 checklist，比如发布 checklist，安全 checklist 等等。通过提前检查，来提升你们的研发质量。

栗子3

你是不是碰到过这种困扰？

Leader：“潜龙，上周周会结束让你找小 A 确认 xx 模块的对接进展，有结果了吗？”

潜龙：“(非常虚)…额…上周还没完成，我今天再找他对齐一下…(先园过去，及时补救)”

这里的问题是会议之后的待办事项的遗忘。要想解决这个问题，备忘 todolist 是一个非常好用的工具。

每次会议结束之后，都把代办事项罗列出来：

代办事项1，负责人：xxx

代办事项2，负责人：xxx

…

代办事项N，负责人：xxx

如果你是会议主持人，或者是记录员，可以把这个作为会议纪要来输出，并且定期滚动邮件，同步进展。如果你这样做了，会瞬间让别人觉得你做事情有方式方法，非常靠谱。

小结

首先，checklist 的本质功能是帮助我们做检查工作的。在我们的日常工作中，充斥着大量的 checklist，因此，学会应用 checklist 对我们提升工作效率至关重要。

其次，checklist 被称为高效工作的神器的原因是：

简单 & 易操作
避免遗漏 & 出错
促进思考 & 明确目标
有计划
促进沟通 & 协作
可持续改进
给大脑减负

最后，想要掌握 checklist 工具，务必要修炼两种能力：

快速创建 checklist 的能力 —— 通过不断的实践总结，形成方法论，并使用 checklist 体现出来。在适当的时机，可以快速应用 checklist。
沉淀 checklist 的能力 —— 在合适的时机，不断优化和打磨这些 checklist，确保它们是被认同的、可以被简单并高效率执行的。